Inleiding

Bij Suriname Cloud Services zijn we voortdurend bezig met het trainen van organisaties om het maximale uit Google Workspace Business te halen. Onlangs hebben we Stichting Fonds Ontwikkeling Binnenland (Stichting FOB) getraind en hen geïntroduceerd aan NotebookLM, een AI-gedreven research- en notitietool van Google Labs. Het team van Stichting FOB was direct onder de indruk van de mogelijkheden en zag potentie om NotebookLM in te zetten voor hun ontwikkelingsprojecten.

In deze blog duiken we dieper in op hoe NotebookLM Stichting FOB kan ondersteunen in een denkbeeldig-project “Gezond Drinkwater in het Langu Gebied”, waarbij de stichting samenwerkt met Firm Engineering, Ashim Industries en diverse andere partijen. Dit denkbeeldig-project, dat 9 maanden duurt en een budget heeft van $300.000, richt zich op de bouw van waterzuiveringsinstallaties om veilig drinkwater te garanderen voor de lokale gemeenschappen.

De mogelijke uitdagingen binnen het project

Een project van deze schaal brengt veel uitdagingen met zich mee, waaronder:

1. Grote hoeveelheden documentatie: Van Terms of Reference (ToR), offertes, financiële en technische voorstellen, PSR’s (Progress Status Reports), tot mid-term en eindrapportages – het bijhouden van documentatie is cruciaal.
2. Coördinatie tussen verschillende partijen: Consultants zoals Firm Engineering, leveranciers zoals Ashim Industries, projectcoördinatoren, technisch coördinatoren en lokale medewerkers moeten continu op één lijn blijven.
3. Kennisoverdracht aan de gemeenschap: Na de oplevering moeten handleidingen en trainingsmodules beschikbaar zijn zodat de dorpen zelfstandig kunnen omgaan met de waterzuiveringsinstallaties.

Hoe NotebookLM het projectteam van Stichting FOB ondersteunt

1. Slim documentbeheer en snelle kennisextractie

Alle documenten binnen dit project – zoals ToR’s, technische voorstellen, offertes, PSR’s en handleidingen – kunnen in NotebookLM worden geüpload. Dit biedt verschillende voordelen:

• AI-gestuurde samenvattingen: NotebookLM kan direct de kernpunten uit elk document halen, zodat projectleden geen uren hoeven te spenderen aan het doornemen van lange rapporten.
• Slimme zoekfunctie: In plaats van door tientallen documenten te bladeren, kunnen gebruikers eenvoudig vragen stellen zoals:
  • “Wat zijn de belangrijkste deliverables volgens het contract met Firm Engineering?”
  • “Welke uitdagingen zijn genoemd in de laatste mid-term rapportage?”

→ Dit versnelt besluitvorming en voorkomt miscommunicatie tussen teams.

2. Efficiëntere samenwerking tussen consultants en projectcoördinatoren

Tijdens het project moet er continu worden afgestemd tussen Firm Engineering, Ashim Industries, projectcoördinatoren en technisch coördinatoren. NotebookLM helpt hierbij door:

• Vergadernotities en verslagen te organiseren: Notulen van alignment meetings en technische besprekingen kunnen in NotebookLM worden geüpload en automatisch worden samengevat.
• Documenten met elkaar te verbinden: Technische voorstellen van Firm Engineering kunnen bijvoorbeeld automatisch worden gekoppeld aan de bijbehorende offertes van Ashim Industries, waardoor het eenvoudiger is om de voortgang te monitoren.

→ Dit voorkomt dat belangrijke details verloren gaan en zorgt ervoor dat alle betrokkenen dezelfde informatie hebben.

3. Ondersteuning bij logistiek en transportplanning

Aangezien de materialen en installaties per land en rivier worden vervoerd en personeel per vliegtuig vanuit Paramaribo reist, is een efficiënte planning essentieel. NotebookLM kan helpen door:

• Transportverslagen en logistieke documenten te analyseren: Het AI-systeem kan trends in vertragingen of knelpunten signaleren.
• Automatische herinneringen voor deadlines en leveringen: Dit helpt bij het bewaken van de voortgang van materiaaltransport en personeelsverplaatsingen.

→ Dit voorkomt vertragingen en helpt bij tijdige aanpassingen in de planning.

4. Duurzame kennisoverdracht en community training

Een belangrijk doel van Stichting FOB is ervoor te zorgen dat de dorpsgemeenschappen na de oplevering zelfstandig kunnen omgaan met de waterzuiveringsinstallaties. Dit betekent dat trainingsmodules, handleidingen en technische richtlijnen op een toegankelijke manier beschikbaar moeten zijn.

NotebookLM kan:

• Trainingsmateriaal structureren: Door handleidingen en instructievideo’s in een logische volgorde te organiseren, kunnen nieuwe technici en dorpelingen snel leren hoe ze de installaties moeten onderhouden.
• Vragen beantwoorden in natuurlijke taal: Lokale operators kunnen vragen zoals “Hoe vervang ik het filter van het waterzuiveringssysteem?” direct stellen aan NotebookLM, dat op basis van de handleiding een duidelijk antwoord geeft.

→ Dit versterkt de duurzaamheid van het project en maakt de gemeenschap minder afhankelijk van externe hulp.

Conclusie: Waarom Stichting FOB NotebookLM moet adopteren

Met een project als “Gezond Drinkwater in het Langu Gebied” wordt al snel duidelijk dat efficiënt documentbeheer, samenwerking en kennisdeling essentieel zijn. NotebookLM biedt Stichting FOB de mogelijkheid om:

• Documenten sneller te doorzoeken en samen te vatten
• Efficiënter samen te werken met consultants, technisch coördinatoren en leveranciers
• Logistieke processen beter te beheren
• Duurzame kennisoverdracht te garanderen aan de gemeenschap

Door NotebookLM te integreren in hun workflow kan Stichting FOB tijd besparen, communicatie verbeteren en de impact van hun projecten vergroten.

Ben jij klaar om NotebookLM te implementeren?

Wil jouw stichting, bedrijf of organisatie ook efficiënter werken met Google Workspace Business en AI-tools zoals NotebookLM? Suriname Cloud Services helpt je graag op weg!

Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen!